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外贸询盘回复的5条重要建议

时间:2020.06.01信息来源:邦阅网

在现在商业合作中,产品的质量或销售不是你唯一应该注意的东西。你对合作伙伴询盘的回应方式也对成功交易起着很大的作用。以下是大家将教你如何写出最有效的询盘回复邮件。

除了基本的格式外,在回复询盘邮件时,有一些关键的注意事项你应该记住。

1. 准确理解询盘内容

毕竟你在询盘回复中写些什么其实并不重要,最重要的是你能够为客户提供他们需要的信息。你必须给他们发送准确的信息。错误的、不充分的和无用的信息会彻底断绝你与他们做生意的机会。

所以每当你收到一个询盘时,一定要花点时间仔细阅读。之后再以同样仔细的态度去回复,了解他们想要什么,想要怎样的,并将其发送给他们。

2. 尽快回复询盘

你的客户是不愿意一直等下去的。

你应该对客户的询问给予更高的优先权。如果可能的话,尽量在看完他们的邮件后马上回复询盘。你回复的越早,就表明你对他们的重视,他们对你的印象就越专业越好。

此外,这个动作还可以为你和客户节省时间。你可以快速地完成一个待办事项,而他们也不必等待太长时间!

3. 知道你要发送什么

在回复询盘的时候,要确保你在第一时间知道里面有哪些信息。如果客户详细说明了他们想要的东西,你的回复应该保证满足他们的所有要求。

很多人倾向于将企业的宣传册附在邮件中,然后点击 “发送”。这是非常粗心大意的,因为小册子根本不可能包含所有的内容。这就是为什么检查你所要发送的内容如此关键的原因。你不仅要知道宣传册上有哪些信息,还要知道哪些信息是上面没有的。

如果宣传册上没有提到你的客户需要的数据,你可以在某个地方插入它。如果你没有这个项目,那就老实点,告诉他们你以后再发。(在这种情况下你设定一个预期的期限,不要让他们一直等待)。

4. 不要过度添加数据

你往往希翼尽可能多的给客户提供信息。这很容易理解。然而一个有效询盘回复的秘诀不外乎是正确和充足。

太多的信息大多数时候它只会让你的客户感到困惑和烦躁。如果你真的想增加更多信息,请确保你真正了解客户的要求。仔细想一想,什么是真正对他们有用的,并只附加这些。不要多也不要少!

5. 一些关于询盘回复的快速提示和建议

询盘回复邮件应该以表达感谢作为开始。随后应以客户的关注点来回答客户的问题。

你的邮件应该显示出你真正关心的是满足客户的需求。如果你能让客户看到你是多么的关心,这可能是你赢得忠实客户的第一步。

在邮件中附上相关的文件。这将有助于保持邮件的简洁性。

在需要的时候安排见面或会议,以确保客户得到最好的东西。

如果你没有客户所需要的东西,要让客户清楚地知道这一点。如果有替代方案,请告知他/她。

如果客户对你的答复不满意,要给客户留有进一步询问的空间。

你的结束语应该是温暖和关怀的。

要常规化,但也不要太过正式,也不要用行话充斥着你的邮件,简单明了就可以了。

你的语气应该是专业、积极和乐观的。消极的语气会造成不友好的气氛,可能会让客户产生厌恶感。

你的邮件应该简明扼要,没有不必要的细节或长篇大论。

原文链接: https://hongbanzhuan.com/respond-customer-inquiry/ 转载请务必加上这个链接!

   
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