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外贸英语函电写作4大原则,不清楚就闹笑话啦

时间:2018.07.02信息来源:一线口语

刚接触外贸的小白都立志要好好学外贸英语,但具体落实下来还是发现自己不会写外贸英语函电。他们发出了一连串的疑问:外贸英语类信函有什么特点呢?写这类信函的时候有没有什么标准?大家该把握一个什么样的度呢?看到大家这么手足无措,今天就和大家聊聊写外贸英语信函时应该把握的4个原则。

一、多一词不如少一词

外贸英语函电写作的首要原则是简洁。大家都知道国际贸易的竞争是十分激烈的,所以一封简洁明了的信函可以给读信的人节省很多时间。要做到简洁,可以从3个方面入手。第一,省去那些繁琐的客套话,直接开门见山,直奔主题。如:Could you make us an offer for your newest motors? 第二,应该使用简单的句子结构, 多用单词少用词组和定语从句,如:We require TV which is of the new type就显得啰嗦了,可以直接写成We require new type TV。第三,适当使用缩略语。外贸英语中有许多既定的专业缩略语,如D/P( 付款交单),F.O.B( 离岸价),L/C( 信用证)等等,要尽量掌握。

二、失之毫厘差之千里

准确性是外贸英语函电写作的另一个要求。由于中西方的学问差异加上思维方式的不同,外贸活动中的交流极易产生误解,所以外贸英语函电措辞的准确性就显得尤为重要。而且外贸英语函电还具有一定的法律效力。为了确保准确性,在选词的时候尽量用含义相对单一的词,不要用含义太丰富的词。另外,外贸函电专业术语较多,尽量按照惯例来使用这些词。

三、话可不能乱说

这一点要求大家除了词汇、语法上需要准确无误外, 还要注意表达恰当、得体。首先是要敬重双方的学问差异,毕竟大家的政治、经济环境、传统习俗、商业价值观、消费心理等都迥然不同。因此大家在表达的时候要小心,防止触犯了对方的学问禁忌。其次是要对写作的对象有一定的了解。除了注意对方的学问背景外, 还有留意其他方面, 千万不要碰到对方的“雷区”。

四、礼多人不怪

礼貌也是商务英语函电写作中需要注意的一个细节。生意往来向来讲究以和为贵,所以即使是有分歧,礼貌的交流也能为今后的合作打下基础。要做到礼貌,大家需要把握两点:一是信函中尽量少用否定句,因为否定往往会给人消极被动的感觉。二是可以多使用祈使句和疑问句,其中疑问句是首选。疑问的方式客气、委婉,给对方留有余地,让对方有被敬重的感觉。


   
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